O uređenju radnog prostora najčešće se razmišlja kroz nameštaj. Bira se sto, bira se stolica, gleda se koliko ljudi staje u prostoriju i tu se planiranje uglavnom završava. Prostor se zatim koristi godinama, a problemi koji se javljaju pripisuju se ljudima, organizaciji posla ili godišnjem dobu.
U praksi je najveći deo tih problema prostorne prirode i rešiv je odlukama koje se donose pre nego što se kupi ijedan komad nameštaja. Koliko ima dnevnog svetla i odakle dolazi, koliko se zvuka prenosi kroz prostor, gde ljudi razgovaraju a gde rade koncentrisano to su stvari koje se osećaju svakodnevno, a retko se planiraju.
Svetlo je prva odluka, sve ostalo je druga
Dnevno svetlo je jedini element opreme kancelarije koji ništa ne košta, a najviše utiče na to kako se u prostoru radi. Zato raspored treba da počne od prozora, a ne od zidova. Radne pozicije se postavljaju bočno u odnosu na izvor svetla okrenutost licem ka prozoru daje odsjaj na ekranu, a leđima ka prozoru senku preko tastature.
Problem nastaje kada se prostor deli na manje celine, jer svaka pregrada oduzima svetlo prostorijama u dubini. Staklene pregrade su zato standardno rešenje u savremenim kancelarijama: dele prostor akustički i vizuelno, a ne blokiraju svetlo. Ista logika važi i za nivoe kod prostora sa galerijom ili unutrašnjim stepeništem, staklena ograda umesto pune zidane pušta svetlo da prođe kroz ceo prostor i vizuelno ga ne preseca na dva odvojena dela.
Kod veštačkog osvetljenja pravilo je jednostavno: jedan jak plafonjer po prostoriji nikada nije dovoljan. Kombinacija opšteg osvetljenja i pojedinačne lampe po radnom mestu daje bolji rezultat i troši manje, jer se svetlo koristi tamo gde je potrebno.
Buka je najpodcenjeniji problem
Otvoreni prostor je popularan jer je jeftiniji i fleksibilniji, ali njegova najveća mana retko se planira unapred. Razgovor koji se čuje, a ne može se pratiti, ometa koncentraciju znatno više od ravnomernog šuma. Zato je kancelarija sa pet ljudi koji povremeno pričaju često neprijatnija za rad od bučnijeg kafića.
Rešenja nisu skupa ako se predvide na vreme. Tepih ili tepih-traka umesto golog poda, zavese od gušćeg materijala, biljke, akustični paneli iznad radnih pozicija ili na plafonu, i pravilo da se telefonski razgovori vode u zasebnom delu. Kod prostora koji se tek uređuje, već sam raspored može mnogo pozicije koje zahtevaju koncentraciju ne stavljaju se pored ulaza, kuhinjice ili prolaza.
Vredi napomenuti i da slušalice sa redukcijom buke, koje se često nude kao rešenje, zapravo samo prebacuju problem na pojedinca. Funkcionišu, ali po ceni toga da ljudi prestanu da čuju jedni druge i da se komunikacija u timu preseli isključivo na pisane kanale. Za manje timove to ume da bude veći gubitak nego dobitak.
Zone umesto jedinstvenog rasporeda
Najčešća greška u manjim kancelarijama je da ceo prostor bude jedne vrste ili potpuno otvoren, ili potpuno izdeljen. Nijedno ne odgovara stvarnom radu, jer se tokom dana smenjuju aktivnosti sa različitim potrebama.
Minimum koji ima smisla obezbediti čak i u malom prostoru: mesto za koncentrisan rad, mesto za razgovor u dvoje i mesto gde se može ustati od stola. Treće je najčešće ono koje se prvo žrtvuje, a upravo pauza koja se provede na istoj stolici ne funkcioniše kao pauza. Ako nema prostora za posebnu zonu, dovoljna je i visoka pult-površina uz zid, koja zauzima trideset centimetara dubine.
Kod firmi koje rade hibridno, isti princip važi i za planiranje broja mesta. Prostor se ne dimenzioniše prema ukupnom broju zaposlenih nego prema realnom broju ljudi koji je istovremeno prisutan, a razlika u kvadraturi se ulaže u zajedničke zone. To je jedina promena u organizaciji kancelarije poslednjih godina koja se pokazala trajnom.
Stolica je jedini komad na kome se ne štedi
Kod nameštaja postoji jasna hijerarhija. Sto može biti bilo koji, dokle god je dovoljno dubok da ekran bude na ispravnoj udaljenosti i dovoljno stabilan da se ne klati. Ormari i police su stvar organizacije, ne udobnosti.
Stolica je druga priča. Na njoj se provodi šest do osam sati dnevno, godinama, i razlika između loše i pristojne oseti se već posle mesec dana. Ono što realno treba da ima: podesivu visinu, podršku za donji deo leđa i naslon koji prati kretanje. Sve preko toga je bonus. Uz nju ide i pravilo koje ne košta ništa gornja ivica ekrana u visini očiju, što se kod laptopa rešava postoljem i odvojenom tastaturom.
Sitnice koje se osete svaki dan
- Dovoljan broj utičnica i produžnih kablova, tako da se kablovi ne vuku preko prolaza.
- Vešalica i mesto za kabanice i torbe, da ne završe na stolicama.
- Kanta za otpad na svakom radnom mestu, ne samo u kuhinjici.
- Kutija ili fioka za sitni pribor, jer se najviše vremena gubi u traženju.
- Provetravanje nekoliko puta dnevno, kratko i intenzivno.
- Jedan sat na zidu, vidljiv sa svakog mesta deluje trivijalno, a menja ritam dana.
Nijedna od ovih stavki ne pojavljuje se u planovima uređenja, a sve se primete kada nedostaju.
Ako prostor iznajmljujete ili delite
Kod zakupa vredi unapred proveriti nekoliko stvari koje se kasnije ne mogu promeniti: orijentaciju prozora, stanje instalacija i broj utičnica, kvalitet interneta u samoj zgradi, i šta se nalazi u susednim prostorima. Kancelarija iznad ugostiteljskog objekta ili pored radionice deluje sasvim u redu tokom obilaska u deset ujutru.
Ako se prostor deli sa drugom firmom, najvažnije je unapred dogovoriti pravila oko zajedničkih delova i buke, a ne oko kvadrature. Sporovi u koworking prostorima gotovo nikada nisu oko stolova, nego oko toga ko koliko glasno telefonira i u kakvom stanju ostaje kuhinjica.
Za kraj
Dobra kancelarija nije ona koja lepo izgleda na fotografiji, nego ona u kojoj se posle osam sati izlazi bez osećaja iscrpljenosti koji nema veze sa količinom posla. Do tog rezultata se dolazi kroz nekoliko odluka koje se donose rano o svetlu, o zvuku i o tome gde se šta radi.
Ako birate odakle da počnete, počnite od rasporeda u odnosu na prozore i od stolice. To su dve stavke koje se najteže ispravljaju kasnije, a najviše se osećaju svakog radnog dana.